Carta solicitando carnetización: Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser un oficio oficial con los membretes de la empresa.

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Firmados por cada persona que se carnetizará. 

• Los formatos deben enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.)
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.

Autorizaciones necesarias para la carnetización:

Proveedores de Servicios: Deben estar autorizados por Coordinadora de desarrollo empresarial y analista de operaciones de equipo.

Operadores de Montacarga: Deben estar autorizados por Coordinadora de desarrollo empresarial.

Proveedores de Servicio de Bodegas: Deben estar autorizados por el coordinador de bodega.

Nota: Los operadores de servicios marítimos (provisionistas, aseo, combustible, surveyor, amarradores, reparación, inspección subacuática y fumigación) no requieren autorización.

Carta solicitando carnetización:
Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser un oficio oficial con los membretes de la empresa.

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Firmados por el representante legal de la empresa contratista o por quien se designe.

• No es necesaria la firma del autorizado cuando se envíen los documentos, ya que el contratista deberá presentar los formatos en físico y firmarlos al momento de la carnetización, cuando se agende la cita.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.).
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras

Autorizaciones necesarias:
La solicitud de carnetización debe contar con la autorización del coordinador de la obra o contrato para continuar con el proceso.

Carta de solicitud eventual:
Debe incluir los nombres completos, cédulas de las personas solicitadas y el tiempo de asignación del carné. La carta debe ser un oficio oficial con los membretes de la empresa.

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Firmados por cada persona que se carnetizará. 

• Los formatos deben enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.).
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras

Nota Importante:

• Para trabajos de duración menor a 3 meses, no se requiere el pago de la factura.
• Para trabajos con vigencia superior a 3 meses, se debe realizar la carnetización formal.

Autorizaciones necesarias:
La solicitud de carnetización debe contar con la autorización del coordinador de la obra o contrato.

Carta solicitando carnetización: Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser en un documento de la compañía.

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Firmados por cada persona que se carnetizará. 

• Los formatos deben enviarse en PDF.
  • La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
  • Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.)
  • El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
  • Las firmas deben ser manuscritas y originales.

Autorizaciones necesarias para la carnetización:

La solicitud debe presentar la autorización por parte del área de turismo.

Carta solicitando carnetización:
Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser un oficio oficial con los membretes de la empresa.

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Estos formatos deben ser completados y firmados por cada persona que se carnetizará. 

• Los formatos deben enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.).
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

Formatos SF-FMT203 (autenticado)

• El formato debe enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• El autenticado debe ser legible y no debe superar los 90 días desde la fecha de su autenticación.
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

Certificado de Existencia y Representación Legal:

• Debe estar vigente y no ser superior a 90 días desde su emisión.

Carta solicitando tramites en Online y Carnetización:  Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser un oficio oficial con los membretes de la empresa. 

Formatos SF-FMT201 y SF-FMT202: Estos formatos deben ser completados y firmados por cada persona que se carnetizará. 

• Los formatos deben enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.).
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

Formatos SF-FMT203 (autenticado)

• El formato debe enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• El autenticado debe ser legible y no debe superar los 90 días desde la fecha de su autenticación.
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Verificar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

Certificado de Existencia y Representación Legal:

• Debe estar vigente y no ser superior a 90 días desde su emisión.

Proceso de Validación de Documentación.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Validación de Documentación

Se revisará la documentación enviada. Si cumple con los requisitos establecidos, se enviará un link para la inducción de Seguridad Integral a los correos electrónicos proporcionados en los formatos.

Para quienes requieran carnetización y usuario online, si los documentos cumplen con los requisitos, se enviará un link para la inducción correspondiente, se asignarán los trámites online y luego se enviará al área de archivo, quien se encargará de redirigirlo al área de sistema para la asignación de las claves.

Novedades en la Documentación

En caso de que la documentación presente alguna novedad, se informará a la empresa dentro del tiempo estipulado para que realice las correcciones correspondientes.

Importante: Si responde o reenvía documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar la solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Solicitud de Cita

Una vez completada la inducción, se deberá enviar una nueva solicitud al correo electrónico seguridadgrupopuertocartagena@sprc.com.co , indicando el nombre completo y número de cédula de las personas para solicitar la cita de carnetización.

¿Qué debo hacer si el trabajo requiere una vigencia mayor a tres meses después de haber realizado una carnetización eventual?

Si la vigencia del trabajo es superior a tres meses, debes proceder con la carnetización formal. Esto incluye enviar una nueva carta de solicitud de carnetización, realizar el pago correspondiente por el carné, y agendar una cita para completar el proceso de carnetización

¿Qué debo hacer si el trabajo requiere una vigencia mayor a tres meses después de haber realizado una carnetización eventual?

Si la vigencia del trabajo es superior a tres meses, debes proceder con la carnetización formal. Esto incluye enviar una nueva carta de solicitud de carnetización, realizar el pago correspondiente por el carné, y agendar una cita para completar el proceso de carnetización

¿Puedo enviar la solicitud de carnetización para varias personas a la vez, o debe hacerse de manera individual?

La solicitud se puede enviar para varias personas al mismo tiempo, siempre y cuando la documentación para cada una esté completa y debidamente firmada.

¿Qué pasa si no tengo la autorización del coordinador de la obra o contrato para carnetizar a un contratista?

La solicitud de carnetización no podrá proceder sin la autorización del coordinador del proyecto o contrato, ya que es un requisito clave para asegurar que el trabajador está autorizado para realizar actividades dentro de la instalación portuaria.

¿Qué documentos debe enviar la agencia naviera para la carnetización de agentes?

La agencia naviera debe enviar una carta de solicitud indicando que la carnetización será exclusivamente para la atención a buques, junto con los formatos SF-FMT201 y SF-FMT202. No es necesario anexar el formato SF-FMT203, ya que el trámite es exclusivamente para la atención de buques.

SF-FMT201 : Registro persona autorizada

SF-FMT202 : Actualización de datos terceros

SF-FMT203 : Autorización para la activación de trámites en línea

Debe incluir los nombres completos y números de cédula de las personas solicitadas. La carta debe ser en un documento de la compañía.

Estos formatos deben estar firmados por cada persona que se creará como usuario Online

• Los formatos deben enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• Verificar que los datos sean claros y coincidan entre los formatos (nombres, apellidos, teléfonos, correo, dirección, NIT de la empresa, etc.).
• Las firmas deben ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Diligenciar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

El formato debe estar firmado por el represéntate legal y/o gerente que se encuentre designado en el Certificado de Existencia y representación legal.

• El formato debe enviarse en PDF.
• La fecha de diligenciamiento no debe superar los 90 días.
• El autenticado debe ser legible y no debe superar los 90 días desde la fecha de su autenticación.
• La firma del presentante legal debe ser manuscritas y originales.
• El formato debe estar diligenciado en su totalidad.
• Diligenciar datos correctos y legibles, sin tachaduras ni enmendaduras.

Solicitud de registro y revalidación de usuarios en sprconline debidamente deligenciado

Debe estar vigente y no ser superior a 90 días desde su emisión

Proceso de Validación de Documentación.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Importante: Si responde o reenvía documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar la solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Validación de Documentación

Si la documentación cumple con todos los requisitos establecidos, se procederá a asignar los trámites correspondientes. Posteriormente, se enviará al área de archivo, quien se encargará de redirigirla al área de sistemas para la asignación de las claves

Novedades en la Documentación

En caso de que la documentación presente alguna novedad, se informará a la empresa dentro del tiempo estipulado para que realice las correcciones correspondientes y envíe nuevamente los documentos a través de una nueva solicitud.

¿Las firmas en los formatos deben ser electrónicas o manuscritas?
Las firmas deben ser manuscritas y originales. No se aceptan firmas digitales.

¿Si mi firma es certificada es válida para presentar la documentación?
No, las firmas deben ser manuscritas y originales

¿Qué pasa si la firma en los formatos no es legible?
Si las firmas no son legibles, el trámite será rechazado. Asegúrate de que las firmas sean claras, manuscritas y originales.

¿Cómo puedo saber si la documentación fue recibida correctamente?
Recibirás una confirmación una vez que tu documentación sea procesada. Si hay algún inconveniente o falta algún documento, serás notificado para corregirlo.

Para que los visitantes puedan ingresar a las instalaciones se debe realizar lo siguiente:

1. La empresa debe enviar solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo
• Número de identificación del visitante.
• Tiempo de permanencia.
• Actividad que realizará.
• Terminal donde se realizará la actividad.

2. Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

3. Autorizaciones

En la solicitud debe copiarse al interventor, coordinador de obra o contrato para su previa autorización.

Para que los visitantes puedan ingresar a las instalaciones se debe realizar lo siguiente:

1. La empresa debe enviar solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo y 
• Número de identificación del visitante.
• Tiempo de permanencia.
• Actividad que realizará.
• Terminal donde se realizará la actividad.

2. Seguridad Social: 

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Nota: Si la oficina se encuentra en las zonas de inspecciones, debe contar con la autorización del área correspondiente y portar los elementos de protección personal (Chalecos, botas, cascos y gafas de seguridad) 

Para que los visitantes puedan ingresar a las instalaciones se debe realizar lo siguiente:

1. La agencia naviera debe enviar solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación del visitante.
• Tiempo de permanencia.
• Actividad que realizará.
• Terminal donde se realizará la actividad.

• Nombre de la motonave.

2. Seguridad Social: 

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Tener presente que esta visita aplica para lo siguiente:

• Empleados de la naviera de otra sucursal que requieran realizar visitas para ver el funcionamiento del buque.
• Asistencias a la motonave que no sean actividades de operadores portuarios (servicios médicos, divisas, medicamentos y ambulancia).

 ¿Qué pasa si el visitante no presenta su seguridad social o si la documentación es incompleta?

Si la seguridad social no se presenta o si la documentación está incompleta, el ingreso del visitante no será autorizado. La empresa deberá enviar la documentación correcta y completa para poder proceder con el acceso.

¿Puedo ingresar a visitar una motonave si no soy parte de la naviera?

Si no eres parte de la naviera, solo podrás ingresar a la motonave si tu visita es para ver el funcionamiento del buque (si trabajas en otra sucursal de la naviera) o si es para servicios médicos, medicamentos o ambulancia. De lo contrario, no podrás acceder.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Importante: Si respondes o reenvías documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar su solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Revisión de Documentación
Nuestro equipo revisará los documentos enviados para verificar que cumplan con los requisitos establecidos.

Respuesta de Validación Una vez realizada la revisión, recibirás una de las siguientes respuestas: 

Documentación Aprobada: Si la documentación está completa, cumple con los requisitos y está conforme con lo solicitado, recibirás una confirmación de que la documentación fue recibida y aprobada.

Documentación Incompleta: Si falta algún documento o autorización necesaria, se detallará qué elementos son requeridos para completar el proceso.

Inconsistencias Detectadas: Si se encuentran errores o inconsistencias en los documentos enviados, se indicarán las correcciones necesarias para que puedas realizar las modificaciones correspondientes.

Acciones Requeridas 

Si la validación muestra que la documentación es incompleta o contiene inconsistencias, deberás realizar lo siguiente:

• Corregir los detalles indicados en la respuesta de validación.
• Enviar una nueva solicitud con los documentos solicitados o corregidos

Todo personal que ingrese a nuestras instalaciones debe contar con seguridad social vigente, por lo que se establece que la revisión de Planilla de Pago de Seguridad Social cumple el siguiente proceso:

• El horario de recepción de la PILA es en la oficina del Auxiliar de Seguridad Social de:
  • lunes a jueves: 07:00 a 12:00 y 13:00 a 16:30 horas
  • viernes: 07:00 a 12:00, y 13:00 a 16:00 horas
  • sábados: 7:00 a 11:00 horas.
• Siempre se deberá enviar por correo a seguridadsocialopc@sprc.com.co como constancia del pago correspondiente.
• Las planillas deben estar legibles y deben contener la información de los tres subsistemas que se controlan (ARL, EPS, AFP).
• La planilla se debe presentar máximo el último día hábil de pago estipulado por las tablas establecidas para pago de Seguridad Social Integral.
• En la planilla se deben registrar la fecha de cotización, el nombre y el NIT de la empresa, así como la fecha de pago. En caso de detectarse alguna inconsistencia en la planilla, se realizará una consulta a las líneas 01 8000 para verificar la cobertura de los trabajadores en los sistemas de Seguridad Social Integral.

¿Qué pasa si el proveedor ya está carnetizado?

Si el proveedor ya está carnetizado, solo se debe enviar una solicitud indicando la actividad a realizar, el tiempo de permanencia y la autorización del coordinador de obra o contrato.

¿Cómo sé si mi solicitud de ingreso ha sido aprobada?

Una vez que la solicitud y los documentos hayan sido revisados y aprobados, se enviará una respuesta confirmación.

¿Puedo realizar un ingreso sin enviar la solicitud anticipadamente?

No, es necesario que todas las solicitudes de ingreso sean enviadas con la información y documentación requerida antes del ingreso para garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad y control de acceso.

Para que los dueños de carga o sus representantes puedan ingresar a las zonas de inspección durante una operación, la agencia encargada debe enviar la siguiente documentación:

1. Carta de la Agencia: autorizando el ingreso del dueño de la carga o su representante a estar presente durante la operación.
2. Carta del Cliente: autorizando la presencia de su representante. Esta carta debe estar firmada por una persona autorizada del cliente.
3. Carta del empleador: Si el cliente no cubre los aportes de seguridad social, este debe enviar carta autorizando el ingreso de su colaborador para estar presente en la operación.

Estas cartas deben detallar lo siguiente:

• Terminal donde se realizará la operación (las cartas deben estar dirigidas a esta terminal).
• Nombre completo del visitante.
• Número de identificación de visitante.
• Actividad que realizara.
• Numero de servicio.
• Fecha de ingreso.
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

4. Seguridad social vigente: la cual debe colocar en copia al correo seguridadsocialopc@sprc.com.co para su verificación. Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Si la operación corresponde a menaje, se debe enviar la siguiente documentación:

1. Carta de la Agencia: autorizando el ingreso del representante del cliente a estar presente durante la operación.
2. Carta del Cliente: autorizando la presencia de su representante. Esta carta debe estar firmada (Manuscrita) y autenticada. En esta carta no es necesario del numero de servicio.
3. Carta del empleador: Si el cliente no cubre los aportes de seguridad social, este debe enviar carta autorizando el ingreso de su colaborador para estar presente en la operación.

Estas cartas deben detallar lo siguiente:

• Terminal donde se realizará la operación (las cartas deben estar dirigidas a esta terminal).
• Nombre completo del visitante.
• Número de identificación de visitante.
• Actividad que realizara.
• Numero de servicio.
• Fecha de ingreso.
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

4. Seguridad social vigente: la cual debe colocar en copia al correo seguridadsocialopc@sprc.com.co para su verificación. Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Para que los surveyors puedan ingresar a certificar la trinca en las zonas de inspección durante una operación, su acceso solo estará limitado a la certificación y revisión de la trinca, y no podrán realizar ninguna otra actividad distinta a esta. La agencia encargada debe enviar la siguiente documentación:

1. Carta de la Agencia: autorizando al surveyor realizar la actividad. 

2. Carta del Cliente: Esta carta debe autorizar al surveyor realizar la actividad. Esta carta debe estar firmada por una persona autorizada del cliente.

3. Carta del empleador (si aplica): Si el cliente no cubre los aportes, deben enviar una carta de la empresa que realiza el pago de sus aportes autorizando al visitante estar en la operación

Estas cartas deben detallar lo siguiente:

• Terminal donde se realizará la operación (las cartas deben estar dirigidas a esta terminal).
• Nombre completo del surveyor.
• Número de identificación de surveyor.
• Actividad que realizara.
• Numero de servicio.
• Fecha de ingreso.
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

Seguridad social vigente: la cual debe colocar en copia al correo seguridadsocialopc@sprc.com.co para su verificación. Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

En el caso de que el surveyor se encuentre carnetizado, la agencia debe enviar una solicitud e incluir los siguientes documentos:

Carta de la Agencia: autorizando al surveyor a realizar la actividad de certificación y revisión de la trinca durante la operación.

En caso de que el surveyor necesite ingresar material de trinca para realizar su actividad, se sugiere revisar la sección de ingreso y salida de elementos.

Para permitir el ingreso del personal encargado de la fumigación de las cargas en las zonas de inspección, la agencia responsable debe enviar la siguiente documentación:

Carta de la Agencia: autorizando al funcionario encargado de realizar la fumigación y debe detallar la operación. La carta debe incluir la siguiente información:

• Terminal donde se realizará la operación (las cartas deben estar dirigidas a esta terminal).
• Nombre completo del operador
• Número de identificación
• Fecha de ingreso
• Número de Servicio
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

Es importante que la empresa encargada de la fumigación esté registrada en el sistema como operador portuario. Además, el personal encargado debe estar debidamente carnetizado para acceder a la zona de inspección.

 Retiro de placas de fumigación

El retiro de las placas de fumigación en las zonas de inspección debe ser realizado operador portuario resgiterado. Además, el personal encargado del retiro debe estar debidamente carnetizado.

Para solicitar el retiro de las placas de fumigación, la agencia debe enviar una carta de solicitud que debe contener la siguiente información:

• Terminal donde se realizará la operación (la carta debe estar dirigida a esta terminal).
• Nombre completo del operador
• Número de identificación
• Los elementos que retiran.
• Fecha de ingreso
• Número de Servicio
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

Autorización del área responsable de la zona de inspección: La solicitud debe contar con la autorización de la persona encargada de la zona de inspección donde se realizará la actividad.

Es importante que la empresa aseguradora esté registrada en nuestro sistema como operadores portuarios y sus colaboradores deben estar debidamente carnetizado para acceder a la zona de inspección.

Para permitir el ingreso del personal de aseguradoras de las cargas en las zonas de inspección, la agencia responsable debe enviar la siguiente documentación:

Carta de la Agencia: autorizando al funcionario encargado de realizar la actividad y debe detallar la operación. La carta debe incluir la siguiente información:

• Terminal donde se realizará la operación (las cartas deben estar dirigidas a esta terminal).
• Nombre completo del operador
• Número de identificación
• Fecha de ingreso
• Número de Servicio
• Las cartas deben estar firmadas (manuscrita)

Cuando la empresa envía la solicitud, se genera una respuesta automática (CDA2) que contiene un código único. Este código es la referencia para el seguimiento de su solicitud.

Importante: Si respondes o reenvías documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar su solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Proceso de revisión

1. Nuestro equipo revisará los documentos enviados para verificar que cumplan con los requisitos establecidos.
2. Respuesta de Validación
   • Documentación Aprobada: La documentación enviada está completa, cumple con los requisitos y está conforme con lo solicitado.
   • Documentación Incompleta: Falta algún documento o autorización necesaria. Se detallará qué elementos son requeridos para completar el proceso.
   • Inconsistencias Detectadas: Se encontraron errores o inconsistencias en los documentos enviados. Se indicarán las correcciones necesarias

Una vez realizada la revisión, recibirás una respuesta detallada informando si:

Acciones Requeridas:

Si se detectan inconsistencias o falta de documentación, deberás realizar lo siguiente:

• Corregir los detalles indicados en la respuesta de validación.
• Enviar una nueva solicitud con los documentos solicitados o corregidos.

¿Qué pasa si el personal encargado del retiro de las placas de fumigación no está carnetizado?

Si el personal encargado no está debidamente carnetizado, no se le permitirá ingreso a realizar la actividad y la solicitud será rechazada. La empresa encargada de la fumigación debe asegurarse de que su personal esté correctamente carnetizado antes de solicitar el acceso.

¿Qué pasa si una carta de autorización no está dirigida correctamente a la terminal correspondiente?

Si la carta no está dirigida a la terminal correcta, la solicitud será rechazada y la agencia deberá enviar una nueva solicitud corrigiendo las inconsistencias. Es importante asegurarse de que las cartas estén dirigidas específicamente a la terminal donde se llevará a cabo la operación.

¿Qué debe hacer un colaborador de mi agencia de aduanas si no está carnetizado para ingresar al puerto?

Para que su colaborador pueda ingresar y realizar la operación, debe estar carnetizado previamente. Si el funcionario pertenece a otra sucursal y solo necesita ingresar a presenciar la operación, debe ingresar siguiendo el procedimiento Ingreso de Dueños de Carga o Representantes del Cliente en Zonas de Inspección.

¿Qué sucede si ya se hizo la solicitud, pero la operación se reprograma?

En caso de que la operación se reprograma, la agencia deberá enviar nuevamente los documentos, corrigiendo la fecha en una nueva solicitud.

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud, la cual debe incluir la siguiente información

• Nombres completos. 
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Placa del vehículo si es requerido para el ingreso de las provisiones, 
• SOAT del vehículo. 
• Licencia de conducción correspondiente al conductor.
• Tecno-mecánica, cuando corresponda.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados.
• Listado de las provisiones que se entregarán a bordo.

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

Autorizaciones requeridas

Para ingresar las provisiones se debe verificar la disponibilidad del sitio donde se realizará la entrega, la cual será confirmada con el área de operaciones marítimas.

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

Para ello, la agencia naviera debe enviar la siguiente información y documentación.

• Nombres completos. 
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Placa del vehículo si es requerido para el ingreso de las provisiones, 
• SOAT del vehículo. 
• Licencia de conducción correspondiente al conductor.
• Tecno-mecánica, cuando corresponda.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados.
• Listado de las provisiones que se entregarán a bordo.
• Carta de autorización radicada por la DIAN. 
• Declaraciones de Importación (Cuando se trate de una carga nacionalizada).

Asimismo, en la solicitud, la agencia naviera deberá copiar al área de operaciones aduaneras a través del correo operacionesaduaneras@sprc.com.co para su correspondiente autorización.

En caso de que la empresa operadora requiera realizar el trabajo a través de una empresa y el personal que ingresa no esté carnetizado, deberá relacionar los datos solicitados previamente, además de adjuntar los siguientes documentos adicionales:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para el ingreso.

Es importante recordar que el operador portuario carnetizado deberá acompañar a la empresa subcontratada para la previa digitación del servicio

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) o póliza de seguro, de acuerdo con el caso. Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Autorización previa

Para ingresar las provisiones se debe verificar la disponibilidad del sitio donde se realizará la entrega, la cual será confirmada con el área de operaciones marítimas y presentar autorización de operaciones aduaneras que para el ingreso y/o salida de repuestos, cilindros, balsas salvavidas, culatas, recarga de extintores   y válvulas.

Se entiende por inspección la validación, revisión u observación de documentos, espacios, equipos o aparatos electrónicos o mecánicos a bordo de la motonave.

Para realizar esta actividad la agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la siguiente información:

• Nombres completos.
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán a la motonave 
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados.

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

En caso de requerir la asistencia de un técnico especializado (incluso extranjero), este deberá ingresar a través de un operador portuario registrado y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado. La agencia naviera deberá enviar estos documentos adicionales: 

• Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 
  • El formato debe enviarse en PDF.
  • Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
  • No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

IMPORTANTE: Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para el ingreso.

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) o póliza de seguro (extranjero), de acuerdo con el caso. Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud al correo de contacto. Esta solicitud debe incluir la siguiente información:

• Nombres completos.
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán a la motonave 
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados
• Formato PBIP.

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

Los servicios marítimos de suministro de combustible, inspecciones subacuáticas, aseo (vertimientos y lastres, aguas de sentina, basuras y desechos), así como cualquier actividad relacionada con artefactos navales, deben contar con los formatos requeridos para su realización. Asimismo, se recuerda que las barcazas y remolcadores que participen en la actividad deben estar debidamente registrados en nuestros sistemas y presentar sus pólizas vigentes.

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado. 

Para ello, la agencia naviera debe enviar la siguiente información y documentación:

• Nombres completos
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados
• Pólizas correspondientes a la grúa y/o manlift, las cuales deben ser verificadas por administración de operaciones.
• Si el ingreso se realiza mediante vehículo(s), se debe indicar la placa en la solicitud y anexar la documentación vigente (SOAT, licencia de conducción y tecno-mecánica, cuando aplique) para su revisión.

En caso de que la empresa operadora requiera realizar el trabajo a través de una empresa y el personal que ingresa no esté carnetizado, deberá relacionar los datos solicitados previamente, además de adjuntar los siguientes documentos adicionales:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para el ingreso.

Es importante recordar que el operador portuario carnetizado deberá acompañar a la empresa subcontratada para la previa digitación del servicio

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud la cual debe incluir la siguiente información:

• Nombres completos
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

Si el operador requiere realizar la medición de la barcaza, en la solicitud debe indicar el nombre de la lancha que se encargará de acercar al operador a la barcaza.

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud la cual debe incluir la siguiente información:

• Nombres completos
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud al correo de contacto. Esta solicitud debe incluir la siguiente información:

• Nombres completos
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados

La operación debe ser realizada por un operador portuario registrado en nuestro sistema y autorizado para ejecutar la labor y sus colaboradores deben estar carnetizado.

La agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud al correo de contacto. Esta solicitud debe incluir la siguiente información:

• Nombres completos
• Número de identificación de los funcionarios que ingresarán.
• Nombre de la motonave.
• Los formatos SP-FMT132 y SP-FMT133 debidamente diligenciados

La operación debe ser realizada por una empresa de vigilancia registrada en nuestro sistema y sus colaboradores deben estar carnetizado.

Para el embarque y/o desembarque de tripulantes de las motonaves, la agencia marítima responsable de la motonave debe enviar la solicitud al correo de contacto. Esta solicitud debe incluir la siguiente información:

• Nombre completo del tripulante.
• Número de pasaporte del tripulante
• Fecha del embarque y/o desembarque
• Nombre de la motonave.

Adicionalmente, se debe anexar la autorización correspondiente por parte de Migración.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Importante: Si respondes o reenvías documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar su solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Revisión de Documentación
Nuestro equipo revisará los documentos enviados para verificar que cumplan con los requisitos establecidos.

Respuesta de Validación Una vez realizada la revisión, recibirás una de las siguientes respuestas: 

Documentación Aprobada: Si la documentación está completa, cumple con los requisitos y está conforme con lo solicitado, recibirás una confirmación de que la documentación fue recibida y aprobada.

Documentación Incompleta: Si falta algún documento o autorización necesaria, se detallará qué elementos son requeridos para completar el proceso.

Inconsistencias Detectadas: Si se encuentran errores o inconsistencias en los documentos enviados, se indicarán las correcciones necesarias para que puedas realizar las modificaciones correspondientes.

Acciones Requeridas 

Si la validación muestra que la documentación es incompleta o contiene inconsistencias, deberás realizar lo siguiente:

• Corregir los detalles indicados en la respuesta de validación.
• Enviar una nueva solicitud con los documentos solicitados o corregidos

Todo personal que ingrese a nuestras instalaciones debe contar con seguridad social vigente, por lo que se establece que la revisión de Planilla de Pago de Seguridad Social cumple el siguiente proceso:

• El horario de recepción de la PILA es en la oficina del Auxiliar de Seguridad Social de:
  • lunes a jueves: 07:00 a 12:00 y 13:00 a 16:30 horas
  • viernes: 07:00 a 12:00, y 13:00 a 16:00 horas
  • sábados: 7:00 a 11:00 horas.
• Siempre se deberá enviar por correo a seguridadsocialopc@sprc.com.co como constancia del pago correspondiente.
• Las planillas deben estar legibles y deben contener la información de los tres subsistemas que se controlan (ARL, EPS, AFP).
• La planilla se debe presentar máximo el último día hábil de pago estipulado por las tablas establecidas para pago de Seguridad Social Integral.
• En la planilla se deben registrar la fecha de cotización, el nombre y el NIT de la empresa, así como la fecha de pago. En caso de detectarse alguna inconsistencia en la planilla, se realizará una consulta a las líneas 01 8000 para verificar la cobertura de los trabajadores en los sistemas de Seguridad Social Integral.

¿Qué pasa si el proveedor ya está carnetizado?

Si el proveedor ya está carnetizado, solo se debe enviar una solicitud indicando la actividad a realizar, el tiempo de permanencia y la autorización del coordinador de obra o contrato.

¿Cómo sé si mi solicitud de ingreso ha sido aprobada?

Una vez que la solicitud y los documentos hayan sido revisados y aprobados, se enviará una respuesta confirmación.

¿Puedo realizar un ingreso sin enviar la solicitud anticipadamente?

No, es necesario que todas las solicitudes de ingreso sean enviadas con la información y documentación requerida antes del ingreso para garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad y control de acceso.

1. La empresa debe enviar una solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia (en días)
• Actividad que realizará (descripción detallada del trabajo).
• Terminal donde se realizará la actividad.

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para su ingreso a las instalaciones.

2. Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

3. Autorización Requerida:

En la solicitud debe colocar en copia al interventor, coordinador de obra o contrato para su previa autorización.

1. La empresa debe enviar una solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia (en días)
• Actividad que realizará (descripción detallada del trabajo).
• Terminal donde se realizará la actividad.

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para su ingreso a las instalaciones, siempre y cuando requiera realizar verificación en las zonas operativas.

2. Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

3. Autorización Requerida:

• En la solicitud debe colocar en copia al interventor, coordinador de obra o contrato para su previa autorización.
• Debe copiar al área de Seguridad y Salud en el Trabajo para la autorización por parte del Coordinador o supervisor.

1. La empresa debe enviar una solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia (en días)
• Actividad que realizará (descripción detallada del trabajo).
• Terminal donde se realizará la actividad.

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para su ingreso.

2. Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Notas adicionales:

• Si la oficina se encuentra en las zonas de inspecciones, debe contar con la autorización del área correspondiente y portar los elementos de protección personal (Chalecos, botas, cascos y gafas de seguridad) 

1. La empresa debe enviar una solicitud al correo de contacto, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia (en días)
• Actividad que realizará (descripción detallada del trabajo).
• Terminal donde se realizará la actividad.

2. Seguridad Social

 Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

3. Autorización Requerida:

En la solicitud debe copiarse al interventor coordinador de obra o contrato para su previa autorización.

Notas adicionales:

Si la actividad involucra el ingreso o retiro de herramientas o materiales, la empresa debe especificar la placa del vehículo en la solicitud y adjuntar la documentación vigente del vehículo, que incluye SOAT, licencia de conducción y tecno mecánica (cuando aplique).

1. La empresa debe enviar una solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia (en días)
• Actividad que realizará (descripción detallada del trabajo).
• Terminal donde se realizará la actividad.

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para su ingreso a las instalaciones.

2-Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

3 - Autorización Requerida:

En la solicitud debe copiarse al interventor coordinador de obra o contrato para su previa autorización.

¿Qué sucede si el formato SF-FMT201 no está completamente diligenciado tiene tachaduras?

Si el formato no está completamente diligenciado o contiene tachaduras, no será aceptado. El formato debe ser legible y sin enmendaduras.

¿Es posible ingresar sin la seguridad social a las instalaciones?

No, todos los visitantes y contratistas deben presentar la seguridad social vigente como requisito obligatorio para el ingreso a las instalaciones.

¿Qué debo hacer si el trabajo requiere una vigencia mayor a los ocho días?

Si la duración del trabajo es superior a ocho días, debes proceder con el proceso de carnetización eventual. Para más información, consulta el procedimiento detallado de carnetización eventual

¿Qué sucede si la solicitud no incluye toda la información requerida?

La solicitud sera rechazada. Es crucial incluir todos los detalles solicitados para garantizar una autorización rápida.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Importante: Si respondes o reenvías documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar su solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Revisión de Documentación
Nuestro equipo revisará los documentos enviados para verificar que cumplan con los requisitos establecidos.

Respuesta de Validación Una vez realizada la revisión, recibirás una de las siguientes respuestas: 

Documentación Aprobada: Si la documentación está completa, cumple con los requisitos y está conforme con lo solicitado, recibirás una confirmación de que la documentación fue recibida y aprobada.

Documentación Incompleta: Si falta algún documento o autorización necesaria, se detallará qué elementos son requeridos para completar el proceso.

Inconsistencias Detectadas: Si se encuentran errores o inconsistencias en los documentos enviados, se indicarán las correcciones necesarias para que puedas realizar las modificaciones correspondientes.

Acciones Requeridas 

Si la validación muestra que la documentación es incompleta o contiene inconsistencias, deberás realizar lo siguiente:

• Corregir los detalles indicados en la respuesta de validación.
• Enviar una nueva solicitud con los documentos solicitados o corregidos

Todo personal que ingrese a nuestras instalaciones debe contar con seguridad social vigente, por lo que se establece que la revisión de Planilla de Pago de Seguridad Social cumple el siguiente proceso:

• El horario de recepción de la PILA es en la oficina del Auxiliar de Seguridad Social de:
  • lunes a jueves: 07:00 a 12:00 y 13:00 a 16:30 horas
  • viernes: 07:00 a 12:00, y 13:00 a 16:00 horas
  • sábados: 7:00 a 11:00 horas.
• Siempre se deberá enviar por correo a seguridadsocialopc@sprc.com.co como constancia del pago correspondiente.
• Las planillas deben estar legibles y deben contener la información de los tres subsistemas que se controlan (ARL, EPS, AFP).
• La planilla se debe presentar máximo el último día hábil de pago estipulado por las tablas establecidas para pago de Seguridad Social Integral.
• En la planilla se deben registrar la fecha de cotización, el nombre y el NIT de la empresa, así como la fecha de pago. En caso de detectarse alguna inconsistencia en la planilla, se realizará una consulta a las líneas 01 8000 para verificar la cobertura de los trabajadores en los sistemas de Seguridad Social Integral.

¿Qué pasa si el proveedor ya está carnetizado?

Si el proveedor ya está carnetizado, solo se debe enviar una solicitud indicando la actividad a realizar, el tiempo de permanencia y la autorización del coordinador de obra o contrato.

¿Cómo sé si mi solicitud de ingreso ha sido aprobada?

Una vez que la solicitud y los documentos hayan sido revisados y aprobados, se enviará una respuesta confirmación.

¿Puedo realizar un ingreso sin enviar la solicitud anticipadamente?

No, es necesario que todas las solicitudes de ingreso sean enviadas con la información y documentación requerida antes del ingreso para garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad y control de acceso.

Solicitud de Ingreso:

1. La empresa debe realizar la solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Elementos que ingresan.
• Terminal donde se realizará el ingreso.

2. Seguridad Social: Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente 

3. Ingreso Mediante Vehículo(s):

Si el ingreso de elementos requiere la entrada en vehículo(s), en la solicitud debe incluir la placa del vehículo y debe anexar la documentación vigente (SOAT, licencia de conducción y tecno-mecánica, cuando aplique) para su revisión.

4. Autorización Requerida:

La solicitud debe contar con la autorización del coordinador de obra o contrato, y la respuesta del área de SST, según corresponda.

Solicitud de Ingreso:

1. La empresa deberá enviar, indicando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Terminal donde se realizará el ingreso 
• Descripción de la maquinaria y/o grúa a ingresar.

Ingreso Mediante Vehículo(s):

Si el ingreso de la maquinaria se realiza mediante vehículo(s), debe incluirse la placa del vehículo en la solicitud y adjuntar la documentación vigente del vehículo, que incluye SOAT, licencia de conducción y tecno mecánica (cuando aplique).

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

• Póliza de Todo Riesgo y Responsabilidad Civil Extracontractual de la maquinaria y/o grúas.
• SOAT, en caso de que la maquinaria se movilice por sus propios medios.

2. Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente. 

3. Formato SF-FMT201 (si aplica):

Si la maquinaria ingresa por sus propios medios y el funcionario encargado del ingreso o de su operación no se encuentra carnetizado, se deberá adjuntar el Formato SF-FMT201 debidamente diligenciado.

Instrucciones para el Formato SF-FMT201: 

• Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar.
• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para el ingreso.

Autorización Requerida:

Es importante que toda la documentación esté completa y debidamente anexada, ya que la solicitud debe ser enviada al área de Gestión de Riesgos para su autorización. Además, debe contar con la autorización previa del Coordinador de Obra y/o Contrato y respuesta por parte área de SST para la revisión de la seguridad social, según sea el caso.

Solicitud de Ingreso:

1. La empresa debe realizar la solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo.
• Número de identificación.
• Elementos que ingresan y/o retiran.
• Fecha de ingreso y/o salida.
• Terminal donde se realizará la actividad.
• Placa del vehículo (Si requiere el ingreso).

2. Seguridad Social: Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente 

3. Ingreso Mediante Vehículo(s):

Si el ingreso de elementos requiere la entrada en vehículo(s), en la solicitud debe incluir la placa del vehículo y debe anexar la documentación vigente (SOAT, licencia de conducción y tecno-mecánica, cuando aplique) para su revisión.

4. Autorización Requerida:

La solicitud debe contar con la autorización del interventor de obra o contrato, y del área de sistemas.

La empresa debe realizar la solicitud proporcionando los siguientes documentos u información: 

Diligenciar formato SF-FMT322 para el ingreso y/o retiro del contenedor tipo oficina, el cual debe contener las siguientes firmas de autorización:

• Firma del Contratista o Proveedor solicitando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Interventor de la obra (SPRC – Contecar) autorizando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Coordinador Administrativo de Operaciones o quien haga sus funciones, autorizando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Superintendente de Seguridad Física y Protección o quien haga sus funciones (SPRC – Contecar), autorizando el ingreso o salida del contenedor.

Para el ingreso del contenedor, la solicitud debe tener en cuenta lo siguiente:

• Nombre del conductor.
• Número de identificación del conductor.
• Placa del vehículo.
• Número de contenedor.
• Fecha de ingreso

Además, se deben anexar los siguientes documentos:

Documentación vigente del vehículo, que debe ser presentada en físico o adjuntada en la solicitud, que incluye:

• SOAT (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito).
• Licencia de conducción.
• Tecno-mecánica (cuando aplique).

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente. 

Notas:

En la solicitud debe copiar al coordinador de obra o contrato, para que coordine el cargue o descargue del contenedor.

La empresa debe realizar la solicitud proporcionando los siguientes documentos u información: 

Diligenciar formato SF-FMT322 para el ingreso y/o retiro del contenedor tipo oficina, el cual debe contener las siguientes firmas de autorización:

• Firma del Contratista o Proveedor solicitando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Interventor de la obra (SPRC – Contecar) autorizando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Coordinador Administrativo de Operaciones o quien haga sus funciones, autorizando el ingreso o salida del contenedor.
• Firma del Superintendente de Seguridad Física y Protección o quien haga sus funciones (SPRC – Contecar), autorizando el ingreso o salida del contenedor.

Para el ingreso del contenedor, la solicitud debe tener en cuenta lo siguiente:

• Nombre del conductor.
• Número de identificación del conductor.
• Placa del vehículo.
• Número de contenedor.
• Fecha de ingreso

Además, se deben anexar los siguientes documentos:

Documentación vigente del vehículo, que debe ser presentada en físico o adjuntada en la solicitud, que incluye:

• SOAT (Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito).
• Licencia de conducción.
• Tecno-mecánica (cuando aplique).

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente. 

Notas:

En la solicitud debe copiar al coordinador de obra o contrato, para que coordine el cargue o descargue del contenedor.

Cuando se requiera el ingreso de drones a las instalaciones portuarias del Grupo Puerto de Cartagena, la empresa debe enviar la siguiente documentación al área de comunicaciones, que se encargará de revisar y verificar los requisitos establecidos de ingreso. A continuación, se detalla la documentación necesaria que debe ser enviada para la solicitud y autorización:

1. Registro del Dron

• Todo Sistema de Aeronave No Tripulada (UAS) con un peso superior a 200 gramos debe estar registrado ante la Aerocivil.
• El operador debe presentar el certificado de inscripción y número de identificación asignado por la Aerocivil.

2. Permiso de la Aerocivil para la Operación

• Toda operación en Categoría Específica o Certificada debe contar con autorización previa de la Aerocivil.
• Para vuelos en zonas urbanas, infraestructura crítica o áreas restringidas (como el Puerto de Cartagena), se debe presentar:
• Plan de Operaciones de Vuelo detallado.
• Evaluación de Riesgos de Seguridad Operacional (SORA).
• Procedimientos de mitigación de riesgos.

3. Certificado de Idoneidad del Piloto

• El operador debe contar con un Certificado de Idoneidad emitido por la Aerocivil. Para obtenerlo, debe cumplir con:
• Curso aprobado de Piloto UAS autorizado por la Aerocivil.

4. Certificado de Explotador UAS (para Empresas o Personas Jurídicas)

• Las empresas que realicen operaciones con drones en el Puerto de Cartagena deben presentar su Certificado de Explotador UAS, cumpliendo con los siguientes requisitos:
• Registro mercantil que acredite su actividad económica.
• Manuales de Operaciones, Seguridad Operacional (SMS) Mantenimiento.
• Plan de Vuelo y Evaluación de Seguridad.

5. Seguro de Responsabilidad Civil

Es obligatorio contar con un seguro de responsabilidad civil extracontractual, que cubra posibles daños a terceros derivados de la operación del dron en las instalaciones portuarias. (esta parte toca validarla con procesos)

6. Normas de Operación dentro del Puerto de Cartagena

Los operadores deben cumplir con los lineamientos del RAC 100 y las normas de seguridad del puerto:

• Altura Máxima Permitida: 122 metros (400 pies).
• Distancia de Seguridad:
• Personas y estructuras: Mínimo 30 metros horizontales.
• Buques y operaciones portuarias: Distancia mínima de 100 metros.
• Zonas de Vuelo: Solo en áreas autorizadas, evitando interferencias con operaciones portuarias.
• Vuelos Nocturnos: Requieren autorización y la presencia de un observador de seguridad.
• Vuelos BVLOS (más allá de la línea de vista):
• Requieren autorización de la Aerocivil y un plan de mitigación de riesgos.
• Implementación de sistemas de detección y evasión.

7. Autorizaciones Específicas dentro del Puerto de Cartagena

• Toda operación con drones dentro del Puerto de Cartagena requiere autorización previa de la administración portuaria.

Se debe presentar una solicitud formal con 48 horas de anticipación, adjuntando:

• Registro del dron y certificado de idoneidad del piloto.
• Permiso de la Aerocivil 
• Seguro de responsabilidad civil.
• Plan de vuelo y evaluación de riesgos.

IMPORTANTE:

El incumplimiento de estos requisitos puede generar la suspensión inmediata del vuelo y sanciones por parte de la administración portuaria y la Aerocivil.

Una vez recibida la autorización por parte de comunicaciones, la empresa podrá proceder con la siguiente información para el ingreso.

Envío de la Solicitud a Seguridad del Puerto:

Una vez validada la autorización de comunicaciones, la empresa debe enviar la solicitud, la cual debe contener la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Tiempo de permanencia.
• Actividad que realizará.
• Terminal donde se realizará la actividad.

La solicitud debe incluir los siguientes documentos:

Formato SF-FMT201: Este formato debe ser firmado por la persona que requiera ingresar. Es importante verificar lo siguiente: 

• El formato debe enviarse en PDF.
• Debe estar completamente diligenciado y firmado por el representante legal o la persona designada.
• No debe haber tachaduras ni enmendaduras, y el código de verificación debe ser legible.

Una vez que se haya verificado el formato, se enviará un link de inducción de seguridad integral, el cual es requerido para el ingreso.

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Autorización Requerida:

En la solicitud debe copiarse al interventor coordinador de obra o contrato para su previa autorización.

Solicitud de Ingreso:

1. La empresa debe realizar la solicitud, proporcionando la siguiente información:

• Nombre completo 
• Número de identificación.
• Elementos que retiran.
• Terminal donde se realizará

Ingreso Mediante Vehículo(s):

Si la salida se realiza por vehículo(s), en la solicitud debe incluir la placa del vehículo y debe anexar o presentar en físico la documentación vigente (SOAT, licencia de conducción y tecno-mecánica, cuando aplique) para su revisión.

Seguridad Social: Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente.

Autorización Requerida

La solicitud debe contar con la autorización del coordinador de obra o contrato, y la respuesta del área de SST, según corresponda.

Notas adicionales

Si la salida de maquinaria se realiza por sus propios medios, el funcionario encargado de realizar la salida deberá adjuntar el formato SF-FMT201 debidamente diligenciado y realizar la inducción de seguridad virtual la cual será enviada una vez envíen el formato.

La solicitud o carta debe ser enviada desde una cuenta de correo por parte de la Agencia Marítima, Agencia de Aduanas, Consolidador, Exportador o Importador responsable de la operación.

La carta o solicitud debe contener los siguientes detalles:

• Fecha de salida.
• Nombre completo del funcionario responsable.
• Número de identificación.
• Numero de servicio. 
• Terminal donde se realizará la salida.
• Relación de los materiales que se retiran.
• Placa del vehículo (si es requerido para la salida).
• Las cartas deben estar firmadas por la Agencia Marítima, Agencia de Aduanas, Consolidador, Exportador o Importador.

Seguridad Social

Debe adjuntarse la seguridad social, la cual debe copiarse a seguridadsocialopc@sprc.com.co para su revisión por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Para obtener más información, se recomienda consultar los requisitos de seguridad social en la sección correspondiente. 

Autorización Requerida

La solicitud debe contar con la autorización del área responsable de la zona de inspección. 

Es importante tener en cuenta que, si el material de trinca se utilizó para carga de exportación, la solicitud debe contar con la autorización de la Policía Antinarcóticos.

Una vez que la empresa envíe la solicitud, se generará una respuesta automática (CDA2) que incluirá un código único. Este código servirá como referencia para el seguimiento de la solicitud.

Importante: Si respondes o reenvías documentos sobre una incidencia que ya ha sido cerrada, no será posible procesar su solicitud. Asegúrese de enviar los documentos corregidos, según corresponda, a través de una nueva solicitud.

Revisión de Documentación
Nuestro equipo revisará los documentos enviados para verificar que cumplan con los requisitos establecidos.

Respuesta de Validación Una vez realizada la revisión, recibirás una de las siguientes respuestas: 

Documentación Aprobada: Si la documentación está completa, cumple con los requisitos y está conforme con lo solicitado, recibirás una confirmación de que la documentación fue recibida y aprobada.

Documentación Incompleta: Si falta algún documento o autorización necesaria, se detallará qué elementos son requeridos para completar el proceso.

Inconsistencias Detectadas: Si se encuentran errores o inconsistencias en los documentos enviados, se indicarán las correcciones necesarias para que puedas realizar las modificaciones correspondientes.

Acciones Requeridas 

Si la validación muestra que la documentación es incompleta o contiene inconsistencias, deberás realizar lo siguiente:

• Corregir los detalles indicados en la respuesta de validación.
• Enviar una nueva solicitud con los documentos solicitados o corregidos

Todo personal que ingrese a nuestras instalaciones debe contar con seguridad social vigente, por lo que se establece que la revisión de Planilla de Pago de Seguridad Social cumple el siguiente proceso:

• El horario de recepción de la PILA es en la oficina del Auxiliar de Seguridad Social de:
  • lunes a jueves: 07:00 a 12:00 y 13:00 a 16:30 horas
  • viernes: 07:00 a 12:00, y 13:00 a 16:00 horas
  • sábados: 7:00 a 11:00 horas.
• Siempre se deberá enviar por correo a seguridadsocialopc@sprc.com.co como constancia del pago correspondiente.
• Las planillas deben estar legibles y deben contener la información de los tres subsistemas que se controlan (ARL, EPS, AFP).
• La planilla se debe presentar máximo el último día hábil de pago estipulado por las tablas establecidas para pago de Seguridad Social Integral.
• En la planilla se deben registrar la fecha de cotización, el nombre y el NIT de la empresa, así como la fecha de pago. En caso de detectarse alguna inconsistencia en la planilla, se realizará una consulta a las líneas 01 8000 para verificar la cobertura de los trabajadores en los sistemas de Seguridad Social Integral.

¿Qué pasa si el proveedor ya está carnetizado?

Si el proveedor ya está carnetizado, solo se debe enviar una solicitud indicando la actividad a realizar, el tiempo de permanencia y la autorización del coordinador de obra o contrato.

¿Cómo sé si mi solicitud de ingreso ha sido aprobada?

Una vez que la solicitud y los documentos hayan sido revisados y aprobados, se enviará una respuesta confirmación.

¿Puedo realizar un ingreso sin enviar la solicitud anticipadamente?

No, es necesario que todas las solicitudes de ingreso sean enviadas con la información y documentación requerida antes del ingreso para garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad y control de acceso.